¿Verdad que te molesta cuando mandas un email a alguien y no te responde?

 

¿A que tampoco te gusta que alguien te mande un email que te hace perder el tiempo y que, cuando has terminado de leer, no te ha dejado claro el objetivo que tenía?

 

Pues aquí tienes 10 consejos para gestionar tu correo electrónico de manera más eficiente:

 

1.- Usa GMail: tanto la versión web como la app para tu smartphone o tablet. Existe versión gratuita y de pago para empresas con dominio propio (Google Apps). Simplemente, es el mejor cliente de email que existe. Lo mejor de todo, es que no tienes que instalar ningún software cliente de email en tu ordenador, ya que siempre puedes acceder a través de la web.

 

2.- Usa las etiquetas de GMail: sirven para clasificar tus correos electrónicos. Lo bueno es que un mismo mensaje lo puedes clasificar usando varias etiquetas diferentes.

 

3.- Crea 3 etiquetas para clasificar los emails que recibes en 3 niveles de prioridad:

  • Prioridad Alta: son emails que deben ser respondidos hoy mismo.
  • Prioridad Media: son emails que deben ser respondidos en el plazo de una semana.
  • Prioridad Baja: son emails que deben ser respondidos en el plazo de un mes.
  • Sin Prioridad: en realidad esta etiqueta no existirá, ya que estos emails no los vas a contestar porque no tienen importancia, así que directamente los clasificarás usando otra etiqueta (del punto siguiente) o los eliminarás.

 

4.- Crea etiquetas para clasificar tus correos electrónicos (independientemente de la prioridad) por temáticas. Por ejemplo, podrías clasificarlos por:

  • Departamentos de tu empresa.
  • Grupos de personas.
  • Clientes.
  • Posibles clientes.
  • Proveedores.
  • Colaboradores.
  • Proyectos.

 

EMail 10 ideas para gestionarlo de manera más eficiente

 

 

5.- Ve al grano: el email es una herramienta para ser productivos y no hacer perder el tiempo a la gente con temas que no les interesan.

 

6.- Aunque vayas al grano, no seas demasiado directo. Saluda y despídete, aunque sea de forma breve.

 

7.- Da las gracias, aunque la otra persona no lo suela hacer. Sobresal de la multitud siendo extremadamente agradecido y deliciosamente educado.

 

8.- Deja totalmente claro el objetivo principal del email, en las primeras líneas del mismo.

 

9.- No mezcles asuntos muy diferentes dentro de un mismo email: escribe un email distinto para cada uno de esos temas, aunque vayan dirigidos a la misma persona y los mandes en el mismo día. Esto ayudará a que el destinatario gestione mejor los diferentes temas que estás tratando con esa persona.

 

10.- Evita mandar archivos adjuntos en tu mensaje: puedes molestar al receptor, y algunos sistemas de correo electrónico quizás marquen tu mensaje como spam. Para hacerle llegar documentos al destinatario, usa programas de almacenamiento en la nube (como: Google Drive, DropBox, Box, Evernote, etc.) y simplemente manda un enlace dentro del cuerpo del email al fichero correspondiente alojado en la nube. Muchos de estos sistemas de almacenamiento en la nube además permiten que el uso colaborativo en los ficheros, por lo que tu destinatario podrá editar directamente el documento correspondiente a través de Internet.

 

¡NO TE PIERDAS NADA!
Recibe cómodamente en tu correo electrónico un resumen de los artículos del blog y otros contenidos exclusivos:

 

¿Se te ocurre alguna otra idea para usar el email de la forma más eficiente posible?

¡Me encantaría leer tus aportaciones en la sección de comentarios!

 


Periscope - Jorge González del Arco

 

Fotos vía Flickr, realizadas por: Oinatz IparraguirreStreet Art.